Allt har sin tid och sin plats.

Sista helgen i augusti detta år är till ände och en ny vecka har startat med en tvådagars tur Luleå uppe i norr.­­­ Denna gång blev det t-bana och expresståget till Arlanda innan jag med visst strul fick mitt efterlängtade svarta och någorlunda starka morgonkaffe. Jag hade planerat resan för att vara i god tid på flygplatsen för att ha mina veckovisa-medarbetar-möten i one-to-one stil och hinna sätta mig ner och smutta på kaffet mellan tankarna som så vanligt sjöd i mitt huvud. Att få möjligheten att byta ord med mina medarbetare som handlade om förra veckans arbete, helgens bravader och den kommande veckans planering, var alltid lika intressant och på sitt sätt spännande. Jag fick verkligen höra hur de både tänkte och tyckte om olika ting. Jag lärde mig något litet varje vecka. Det kändes bra.

Just denna vecka fastande jag på en fras som en av de yngsta och mest nyanställde medarbetare lyfte upp.”Det är både så många och mycket olika uppgifter som snurrar runt nu. Det är det som gör det så himmelskt roligt men också det som får mig att känna mig otillräckligt. Roligt för att jag utvecklas. Otillräcklig eftersom jag känner att jag redan borde varit klar med så mycket som jag ännu inte hunnit med”.

Inom mig förstod jag exakt vad hen menade. Hen pratade ju om den slitna klyschan om hur roligt det var att ha många bollar i luften. Även om den inte gällde för alla så var den för det mesta sann i början på de flestas jobbkarriärer. I för sig är den betraktelsen lite konstig eftersom det bara var cirka hälften av mänskligheten som egentligen blev stimulerad av stor variation i arbetet, medan den andra hälften stimulerades av att fördjupa sig rejält i en eller ett par av alla de uppgifter som fanns att göra. Den enda förklaringen jag har var ju att de som var nya i arbetslivet ännu inte kände sig själv tillräckligt för att ens veta vad de själva egentligen tyckte om och stimulerades av. Nästan alla var offer för den läckra jonglörstanken om många bollar i luften.

Just då förstod jag att det någonstans kan vara en av förklaringarna till att så småningom utveckla ett utmattningssymtom och kanske träffa den vägg som stod och lurade på oss alla, någonstans i framtiden. Förklaringen blev ju bara än tydligare när den kryddades med att inte hinna med frustrationen. Jag funderade en del innan jag svarade. Skulle jag berätta om personligheterna eller om att vi alltid har många uppgifter framför oss, men samtidigt i praktiken aldrig gör mer än en i taget? Jag valde den senare.

Det är bra att du tycker att det är stimulerande att ha både mycket och många olika saker att göra. Det är bra att det känns både spännande och lärorikt. Men du måste också veta att många och mycket olika saker att göra nästan alltid är roligt i en sprint men extremt tungt att hantera i ett maraton. Till slut bryter många och mycket ner oss om vi inte har bestämt oss för en strategi för att hantera både många och mycket. Se ditt arbetsflöde som en process i en fabrik där du själv är den enda kraften i fabriken som kan hantera flödet med det arbete som behövs. Du kommer att inse att det finns många val att göra och att långsiktigt följa. I de fall som flödet in är större än kraften för att hantera flödet, kapaciteten, kommer det att skapas ett lager med arbeten som väntar på att utföras. Hade vi gjort ett engångsjobb (ett hundrameters race) är det fullt möjligt att vi försökt jobba hårdare för att klara av mer, men med en långsiktig risk att bli utmattade och kanske inte komma i mål med hela vårt arbetsliv. Är man ny i arbetslivet så är det absolut inte en sprint en startat, utan ett maraton. Det är sällan en bra lösning att springa en sprint mitt i ett maraton, även om det, vid några få enstaka tillfällen, kan vara den enda löningen vi har. Är kapaciteten för liten kommer vi att känna oss otillräckliga, något som alltid knaprar på vår egen självkänsla och som ofrånkomligt till slut gör oss sjuka.

Den insikten ger oss svaret. Vi måste inse vår egen kapacitet och förhålla oss till den. Det är inte säkert att vi kan höja vår egen kapacitet bara för att vi inser att det finns andra som hoppar högra, springer snabbare, är mer kreativ eller strukturerad. Vi säkert putsa upp oss, förbättra oss, men det viktigaste vi måste inse och förhålla oss till är vår egen kapacitet. Det viktiga är inte att öka takten utan att välja vad vi ska använda vår kapacitet till och när. Med andra ord måste vi prioritera och planera.

Ägna lite tid på morgonen varje ny vecka för att se vilka arbeten som ligger i lagret. Försök bedöma hur lång tid varje arbetspaket kan ta. Försök prioritera varje paket så att det paket som snabbast ger den största nyttan planeras in så tidigt som möjligt medan de paket som inte skapar nytta het enkelt får ligga kvar i kön. Kan inte du prioritera själv så kan du diskutera dem med dina kollegor och din chef. En grupp tänker nästan alltid smartare än en individ. Det fina med detta är att du nu valt. De arbetspaket som ligger kvar i lagret behöver du inte tänka på mer denna vecka. De arbetspaket som du lagt in i framtiden behöver du inte tänka på nu eftersom de ligger och väntar på dig där längre fram i tiden. Den enda du behöver fundera över är det som du ska göra just nu.

Självklart kan vi estimerat eller prioriteras fel så att planen får göras om. Självklart kan det komma nya paket i flödet av arbeten som kanske får åka gräddfil så att planen får göras om. Självklart kan vi som arbetar med paketen bli sjuka eller kräva någon form av underhåll så att planen får göras om. Allt det är en verklighet som vi måste förhålla oss till och lära oss av. Ständigt lära oss av. Ständiga förbättringar. Inget blir någonsin helt klart. Även om vi får mer och mer erfarenhet varje dag. Varje vecka.

Allt har sin tid och sin plats.

Jonny Siikavaara (du når mig på jonny@siikavaara.se).
Visar vägen, helst utan att vara i vägen.